Administrator czy współadministrator?

Jesteś prężnym przedsiębiorcą, prowadzisz już nie jedną, a kilka firm. Czasem te firmy działają w zupełnie innych branżach, realizują całkowicie inne zadania. Niejednokrotnie jednak Twoje firmy działają w tym samym sektorze, współpracują ze sobą, wzajemnie się dopełniają. Być może prowadzą one wspólne kampanie marketingowe czy obsługują tych samych Twoich klientów, a nie tylko świadczą sobie usługi nawzajem. Czy istnieje zatem sposób na to, by administrowanie danymi osobowymi było dla nich łatwiejsze? Tak! Jest nią współadministrator.

Jeden, czy wielu administratorów?

Administratorem danych osobowych jest firma lub czasem osoba prywatna, która decyduje  o celach i sposobach przetwarzania pozyskanych danych osobowych. Administrator może podpisywać umowy powierzenia, zlecając wykonanie zadania związanego z przetwarzaniem innej spółce. Nie oznacza to jednak, że podwykonawca ma jakiekolwiek prawa do decydowania o celach i sposobach przetwarzania. Jego rolą jest jedynie wykonanie zadanej czynności. Zatem platforma, za pomocą której wysyłasz newsletter, nie może określić sobie nowego celu przetwarzania. Gdyby jej administrator tak postąpił to złamałby prawo wykorzystując powierzone mu dane osobowe niezgodnie z określonym przez administratora celem przetwarzania.

Jeżeli jednak pomiędzy dwoma lub więcej firmami zawierane są różne umowy współpracy, warto zastanowić się, czy nie lepiej by było one współadministratorami. Możliwość taką precyzuje artykuł 26 RODO. Przed takim pytanie staną na przykład przedsiębiorcy powołujący do życia konsorcjum, czy właściciele firm działających w ramach grupy kapitałowej. Każdy dowolny inny sposób powiązania ze sobą spółek może także skutkować chęcią powołania współadministratora. Jeżeli posiadają oni pewną wspólną grupę klientów czy kontrahentów mogą rozważyć, czy nie powinny one być współadministratorami danych osobowych. Jeżeli prowadzisz sieć kawiarni, lecz każda z nich jest oddzielną spółką, to być może jest to dobre dla Ciebie rozwiązanie. Pozwoli ono zmniejszyć koszty i zoptymalizować zarządzanie danymi. Twoja firma szkoleniowa może dopełniać portfolio produktów Twojej firmy świadczącej usługi informatyczne. Jako współadministratorzy będą mogły razem prowadzić bardziej efektywne kampanie marketingowe wspólnie zarządzając listą kontaktów. Jeżeli wraz z zaprzyjaźnioną firmą organizujesz konkurs to także w takim przypadku oba podmioty mogą być współadministratorami. O ile realizują cel, jakim jest przeprowadzenie konkursu. Przykładów takiego współdziałania jest bardzo wiele.

Współadministrator - brzmi odpowiedzialnie?

Przede wszystkim współadministratorzy razem ustalają cele i sposoby przetwarzania. Oznacza to, że każda z firm ma prawo współdecydowania o tym, jak wygląda ochrona i przetwarzania danych osobowych. Dokładnie tak samo jak każda z nich ma prawo współdecydować o strategii marketingowej. Pamiętaj, że podstawą jest, aby cel był ten sam. Niezależnie od tego każdy współadministrator może być niezależnie administratorem danych osobowych w stosunku do innych celów przetwarzania.

Kontrakt B2B

Aby współadministrować danymi osobowymi spółki muszą zawrzeć umowę, w której będzie zapisany zakres współodpowiedzialności każdego ze współadministratorów. Umowa ta powinna też zawierać zapisy o sposobie realizacji praw osób, których dane są przetwarzane. Określić zatem trzeba która spółka i w jakim trybie realizować będzie prawo do informacji. Nie musi to być ta sama spółka w grupie, której systemy teleinformatyczne służą do samego przetwarzania danych. Ponadto warto by w umowie zawarte zostały jasne zapisy odnoszące się do wypełnienia obowiązku informacyjnego. Firmy będące współadministraotrami muszą także stworzyć dokument, zawierający najważniejsze informacje dotyczące zawartej umowy. Na życzenie muszą udostępnić go osobom, których dane są przetwarzane.

W przypadku wystąpienia szkody współadministratorzy odpowiadają za nią solidarnie. Co nie oznacza, że każdy z podmiotów musi odpowiadać w takiej samej proporcji. Jeżeli jeden z nich jest odpowiedzialny za techniczną stronę procesu przetwarzania, i to przez jego błąd czy niedopatrzenia nastąpi naruszenie, to ten współadministrator powinien ponosić większą odpowiedzialność. Pozostali współadministratorzy mogą domagać się od niego pokrycia kosztów naprawienia szkody.

Współadministrator to bardzo wygodna instytucja i na pewno uprości wspólne korzystanie przez podmioty z baz. Korzystanie z tych informacji wspólnie jest w takim przypadku w pełni legalne, a formalności sprowadzają się do podpisania odpowiedniej umowy. Wspólne realizowanie celów, choćby marketingowych, pozwoli także obniżyć koszty prowadzenia działalności każdego ze współadministratorów. 

Informuj mnie o nowościach

Podając nam swój adres email wyrażasz zgodę na otrzymywanie od nas wiadomości o nowościach w serwisie RODOwskaz.online, usługach czy podsumowaniem ważnych zmian i interpretacji prawa związanych z przetwarzaniem danych osobowych w Twojej firmie. W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania informacji wypisując się z listy. Odpowiedni odnośnik znajdziesz w każdym mailu. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych znajdziesz w naszej polityce prywatności.

Pobierz poradnik, dzięki któremu zaczniesz dostosowywać swoją firmę do wymogów RODO