Minimalizacja, czyli jak nie zapłacić kary za zbieranie danych

Artykuł 5 RODO wprowadza kilka zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych. Jedną z nich jest zasada minimalizacji danych. Prawdopodobnie jest to jedna z zasad, co do których możliwe są najszersze interpretacje, a która też potencjalnie może na przedsiębiorców ściągnąć bolesne konsekwencje finansowe w przypadku stwierdzenia naruszenia. Minimalizacja jest dokładnie w RODO zdefiniowana, dokładny zapis tego punktu brzmi:

1. Dane osobowe muszą być: c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);

RODO, Artykuł 5, punkt 1, lit.c)

W praktyce dla każdego administratora danych osobowych oznacza to tyle, że nie może on gromadzić więcej danych osobowych, niż jest to niezbędne do wykonania danej czynności. Określenie tego zbioru minimalnych danych może stanowić problem lub pole do interpretacji. Ważne jest, aby decyzja była podjęta przez przedsiębiorcę świadomie. Dlatego należy ją poprzedzić analizą tego, jakie czynności w przedsiębiorstwie się wykonuje i jakie dane osobowe są do nich niezbędne. O samym procesie analizy napisałem w swoim poradniku.

Przyjrzyjmy się trzem sytuacjom, gdzie minimalizacja zbieranych danych ma znaczenie.

Lista mailowa

Newsletter, czyli lista mailowa, to jedna z najstarszych i najpopularniejszych metod stałego kontaktu z czytelnikiem i promocji swoich produktów i usług. O innym zagrożeniu związanym niejasnym lub niepełnym wypełnieniem obowiązku informacyjnego, pisałem w oddzielnym artykule. Teraz zadajmy sobie pytanie, jakie dane osobowe są nam potrzebne, aby zapisać kogoś na newsletter.

Odpowiedź wydaje się oczywista – adres e-mail. Co do tego nie ma żadnych wątpliwości. Na wielu stronach, w tym także tutaj, na RODOwskazie, w formularzu kontaktowym proszę jednak nie tylko o podanie adresu e-mail, lecz także imienia i nazwiska. 

Minimalizacja wymaganych danych w formularzu rejestracji do newslettera jest niezbędna. Jeżeli jakieś dane nie są wymagane do obsługi listy to możemy o ich dobrowolne podanie poprosić, ale nie możemy ich wymagać.

Takie podejście nie jest niezgodne z RODO, jeżeli spełnione są dwa warunki:

  • Jasno informujemy klienta, w jakim celu chcemy pobrać dane
  • Pozwalamy, w przypadku danych, które nie są niezbędne, na dobrowolność ich podania

Nie zawsze jest tak, że zapisując do listy mailowej sam adres e-mail będzie tym minimalnym zbiorem danych. Załóżmy, że prowadzisz sklep internetowy, który działa na terenie całej Polski, lecz oferta asortymentu jest zależna od województwa, w którym znajduje się zamawiający. Także Twoje newslettery są tworzone z myślą o odbiorcach w danym regionie. W takim wypadku proszenie czytelnika o podanie województwa zamieszkania jest uzasadnione do realizacji celu, dla którego zbierasz dane. Minimalizacja danych w tym wypadku obejmuje już dwie cechy, a nie jedną.

Zakup i dostawa produktu

Jeżeli prowadzisz sklep internetowy, to musisz od kupującego zebrać pewien zestaw danych osobowych, aby zrealizować transakcję, zgodnie z prawem ją zaksięgować oraz dostarczyć zakupiony produkt. Zatem do zebrania pewnych informacji przedsiębiorca jest zobligowany  przepisami prawa. Przykładowo, dane, które musimy umieścić na fakturze, określa art. 106e ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług. Jeżeli fakturę wystawiamy osobie prywatnej, czy prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, to bez wątpienia przetwarzamy jej dane osobowe. 

Nieco inaczej sytuacja wygląda, jeżeli chodzi o przetwarzanie danych celem dostarczenia towaru. Sprzedający zazwyczaj wymaga podania tych samych danych co do wystawienia faktury (poza numerem NIP), do tego danych kontaktowych – adresu e-mail oraz numeru telefonu. Nie ma wątpliwości, że podanie tych danych jest niezbędne, aby dostarczyć przesyłkę do zamawiającego oraz informować o statusie dostawy lub umożliwić kurierowi kontakt odbiorcą.

Minimalizacja zbieranych danych niezbędnych do dostawy lub odbioru towaru to obowiązek wynikający z RODO

A jeżeli pozwalasz na osobisty odbiór zamówienia? W takim przypadku żądanie podania danych adresowych czy kontaktowych należałoby uznać za złamanie zasady minimalizacji. Skoro pozwalasz na odbiór osobisty to jedyne dane, jakie potrzebujesz to imię i nazwisko zamawiającego celem ewentualnego potwierdzenia tożsamości odbierającego. Dane adresowe nie są Ci do tego potrzebne, gdyż one i tak nie znajdują się na dokumentach tożsamości. Z podobną sytuacją mamy do czynienia, gdy klient zamawia dostawę do paczkomatu. Czołowy operator, firma InPost, wymaga jedynie podania adresu e-mail i numeru telefonu odbiorcy (co też budzi pewne wątpliwości, jeżeli chodzi o zasadę minimalizacji) oraz wskazanie paczkomatu, zatem przetwarzanie przez Ciebie większej ilości danych celem wykonania dostawy jest bezzasadne.

Jeżeli dopiero otwierasz sklep internetowy to zwróć uwagę, aby jego system był zgodny z zasadą minimalizacji. W sytuacji, gdy Twój sklep już działa, zapytaj się jego operatora o możliwości jego dostosowania.

Minimalizacja w umowach

Prowadząc własną firmę, nie unikniesz podpisywania różnych umów. Mogą być to umowy z klientami, dostawcami czy podwykonawcami. Zarówno z osobami fizycznymi, jak i prawnymi. Na każdej umowie musisz zawrzeć jasne informacje jednoznacznie identyfikujące strony umowy. W przypadku firmy będzie to numer NIP czy numer wpisu do KRS. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą możemy ustalić na podstawie numeru NIP lub REGON. A jak postąpić, gdy mamy do czynienia z osobą fizyczną?

Minimalizacja zbieranych danych na umowach to obowiązek wynikający z RODO

W Polsce nadal istnieje błędne przekonanie, że do zawarcia umowy z drugą osobą trzeba od niej zebrać dużo informacji. Dlatego na wielu umowach pojawiają się taki pola jak imię, nazwisko, adres zameldowania, miejsce zamieszkania, imiona rodziców, numer PESEL, data urodzenia, numer dowodu wraz z datą jego ważności i inne. Widziałem również umowy, w których wymagane było podanie danych z dwóch dokumentów tożsamości. Wszystkie te umowy nie są zgodne z RODO.

Do identyfikacji osoby fizycznej wystarczą trzy informacje – jej imię, nazwisko oraz numer PESEL. Zamiast numeru PESEL można wpisać numer dowodu osobistego lub paszportu. Z praktycznego punktu widzenia PESEL jest jednak wygodniejszy, gdyż w przeciwieństwie do numerów dokumentów się nie zmienia. Jednak pamiętaj, że zbieranie jednocześnie numeru PESEL i numeru dokumentu tożsamości najprawdopodobniej zostanie uznane za złamanie reguły minimalizacji, gdyż wystarczająca jest tylko jedna z nich. W żadnym wypadku nie wolno Ci także w żaden sposób przetwarzać kopii dowodu czy paszportu. Taki skan zwierać będzie nie tylko te trzy wymagane do identyfikacji dane, ale znacznie więcej informacji, w tym dane biometryczne w postaci zdjęcia.

Informuj mnie o nowościach

Podając nam swój adres email wyrażasz zgodę na otrzymywanie od nas wiadomości o nowościach w serwisie RODOwskaz.online, usługach czy podsumowaniem ważnych zmian i interpretacji prawa związanych z przetwarzaniem danych osobowych w Twojej firmie. W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania informacji wypisując się z listy. Odpowiedni odnośnik znajdziesz w każdym mailu. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych znajdziesz w naszej polityce prywatności.

Pobierz poradnik, dzięki któremu zaczniesz dostosowywać swoją firmę do wymogów RODO