Zniszczenie, a usunięcie danych osobowych

Zniszczenie, a usunięcie danych osobowych

Zniszczenie, a usunięcie danych osobowych

Zawsze nadejdzie taki moment, kiedy zaprzestaniesz przetwarzać dane, które zapisałeś w chmurze, na dyskach komputerów czy na kartkach zgromadzonych w segregatorze. Gdy wygaśnie podstawa do ich przetwarzania, nie wystarczy po prostu je ignorować. RODO nakłada na Ciebie konkretne obowiązki. Jeżeli to możliwe warto zaplanować, co zrobisz z danymi, najlepiej już na etapie projektowania procesu ich przetwarzania. Pamiętaj, że przechowywanie danych samo w sobie jest czynnością przetwarzania. Usunięcie ich to minimum tego, co musisz zrobić. Czasem jednak będzie to niewystarczające.

Czytaj dalej
Wniosek o udostępnienie danych rodzi ryzyko złamania RODO

Wniosek o udostępnienie danych rodzi ryzyko złamania RODO

Wniosek o udostępnienie danych rodzi ryzyko złamania RODO

Firmy kolekcjonują bardzo duże ilości danych o użytkownikach swoich serwisów, nabywcach usług lub produktów, czy po prostu osobach odwiedzających strony internetowe. Może Ci się wydawać, że przetwarzasz zupełnie nieistotne dane. Adres e-mail czy adres do korespondencji może w Twoich oczach być mało interesującą informacją o danej osobie. Dla kogoś, kto buduje profil osoby, lub – co gorsza – próbuje jej skraść tożsamość, dane, które przetwarzasz, mogą być bezcenne. Włamanie się do serwisów internetowych, czy Twojego laptopa, w cale nie musi być najprostszą formą ich zdobycia. Para badaczy z branży cybersecurity i infosec udowodniła, że niefrasobliwość przedsiębiorców w wypełnianiu ich obowiązków wynikających z RODO, może działać na szkodę obywateli powierzających swoje dane. A udostępnienie danych nieuprawnionej osobie może na administratora danych osobowych ściągnąć duże kary finansowe.

Czytaj dalej
RODO przy rezygnacji z newslettera

RODO przy rezygnacji z newslettera

RODO przy rezygnacji z newslettera

W jednym z poprzednich artykułów opisywałem przykład pułapki, w którą możesz wpaść, gdy nowa osoba zapisuje się jako odbiorca Twojego newslettera. Ważne jest odpowiednie wypełnienie obowiązku informacyjnego w stosunku do osoby zapisującej się na naszą listę – zdecydowanie nie wystarczy zapisać stosowne informacje w polityce prywatności. Należy jasno w formularzu, w którym zbieramy dane wyjaśnić cel ich przetwarzania. Jednak pułapki czają się też, gdy ktoś rezygnuje z Twojego newslettera. Sam doświadczyłem takiej sytuacji i chcę Ci o niej opowiedzieć. Może ona potencjalnie sprowadzić na Ciebie kłopoty.

Czytaj dalej
Programista a RODO

Programista a RODO

Programista a RODO

Programiści stanowią grupę zawodową, która bardzo często ma bezpośredni dostęp do danych osobowych. Zarówno w trakcie utrzymywania aplikacji, jak i jej tworzenia czy testowania. Bardzo często nie są to dane zanonimizowane, lecz te, które administrator wykorzystuje produkcyjnie. RODO narzuca wiele obowiązków związanych z tym, w jaki sposób przetwarzanie danych ma się odbywać, lecz nie narzuca żadnych rozwiązań technicznych.  Programista lub architekt sam musi o nich zadecydować. Stąd niezwykle ważna w tym procesie jego rola. Nie tylko powinien on dbać należycie o przetwarzanie danych, ale o całą architekturę aplikacji czy serwisu WWW.

Czytaj dalej
Umowa powierzenia w Google G Suite

Umowa powierzenia w Google G Suite

Umowa powierzenia w Google G Suite

Każdy przedsiębiorca korzysta z usług firm trzecich. Mogą to być dostawcy towarów, kurierzy czy biuro prowadzące księgowość, a także dostawca poczty elektronicznej. Jeżeli firma ta ma dostęp do danych osobowych, musisz podpisać z nią umowę powierzenia. Umowa taka reguluje relacje pomiędzy administratorem danych osobowych (czyli Tobą), a podmiotem przetwarzającym, czyli firmą realizującą dla Ciebie usługi. Jeżeli korzystasz z pakietu biurowego czy komercyjnej poczty GMail to stosowną umowę musisz podpisać z Google. Nie robisz tego jedna w tradycyjny, papierowy sposób. W tym artykule pokarzę jak wygląda umowa powierzenia w Google G Suite oraz jak odczytać jej treść i ją zaakceptować.

Czytaj dalej
Minimalizacja, czyli jak nie zapłacić kary za zbieranie danych

Minimalizacja, czyli jak nie zapłacić kary za zbieranie danych osobowych

Minimalizacja, czyli jak nie zapłacić kary za zbieranie danych

Artykuł 5 RODO wprowadza kilka zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych. Jedną z nich jest zasada minimalizacji danych. Prawdopodobnie jest to jedna z zasad, co do których możliwe są najszersze interpretacje, a która też potencjalnie może na przedsiębiorców ściągnąć bolesne konsekwencje finansowe w przypadku stwierdzenia naruszenia. Minimalizacja jest dokładnie w RODO zdefiniowana, dokładny zapis tego punktu brzmi:

1. Dane osobowe muszą być: c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);

RODO, Artykuł 5, punkt 1, lit.c)

W praktyce dla każdego administratora danych osobowych oznacza to tyle, że nie może on gromadzić więcej danych osobowych, niż jest to niezbędne do wykonania danej czynności. Określenie tego zbioru minimalnych danych może stanowić problem lub pole do interpretacji. Ważne jest, aby decyzja była podjęta przez przedsiębiorcę świadomie. Dlatego należy ją poprzedzić analizą tego, jakie czynności w przedsiębiorstwie się wykonuje i jakie dane osobowe są do nich niezbędne. O samym procesie analizy napisałem w swoim poradniku.

Przyjrzyjmy się trzem sytuacjom, gdzie minimalizacja zbieranych danych ma znaczenie.

Czytaj dalej
Czy darmowa skrzynka e-mail jest zgodna z RODO?

Darmowa skrzynka e-mail a RODO

Czy darmowa skrzynka e-mail jest zgodna z RODO?

Praktycznie nie istnieją już chyba przedsiębiorstwa, które mogą obejść się bez poczty elektronicznej. Służy nam ona do kontaktu z klientami, partnerami handlowymi czy urzędami administracji publicznej. W samych listach znajdują się natomiast dane osobowe, które przetwarzamy poprzez odbieranie, przechowywanie, przesyłanie czy kasowanie wiadomości. Zatem usługa poczty elektronicznej musi być zgodna z RODO. Czy zatem darmowy e-mail możemy za taki uznać?

Czytaj dalej

Jak zapisać na newsletter by nie mieć kłopotów

NA KRAWĘDZI to kategoria artykułów, które opisują różnego rodzaju działania przedsiębiorców, które moim zdaniem mogą zostać zaklasyfikowane jako niezgodne z RODO. W artykułach będę omawiał znalezione w sieci różne formy przetwarzania danych, które niekoniecznie są niezgodne z prawem, ale mogą budzić wątpliwości. Jednoznaczną decyzję czy są one legalne, czy nie podejmie Urząd Ochrony Danych Osobowych w czasie kontroli lub można to wnioskować na podstawie opinii regulatorów rynku, opinii organów nadzorczych dedykowanych ochronie danych osobowych całej Unii Europejskiej lub wyroki sądów. Ważne, aby prowadząc swoją firmę podejmować decyzje o pewnych zachowaniach świadomie.

W pierwszym artykule z tej serii spójrzmy na powszechny mechanizm, który w skrócie można określić „wartość za e-mail”. Przedsiębiorca oferuje jakiś dokument czy innego rodzaju produkt za darmo w zamian możliwość przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych. Odbywa się on na przykład poprzez newsletter. Jest to jedna z tych czynności, co do której musimy pobrać jasną zgodę czytelnika.

Czytaj dalej

Pułapki technicznych zapisów w polityce prywatności, których chcesz unikać

Formą wypełnienia obowiązku informacyjnego ciążącego na przedsiębiorcy jest publicznie dostępna polityka prywatności. Jest to dokument opisujący jakie dane przedsiębiorca przetwarza, w jakim celu, jak długo czy jakim podwykonawcom dane przekazuje. RODO stawia tylko jeden warunek dotyczący realizacji obowiązku informacyjnego – forma przekazu ma być jasna i zrozumiała dla odbiorcy. Dlatego oprócz tradycyjnych regulaminów możemy też spotkać polityki prywatności w formie piktogramów i innych graficznych form przekazu. Niezależnie od tego, jaką formę przekazu wybierzesz, musisz pamiętać, że polityka prywatności nie jest zbiorem życzeń. Nie może opisywać tego, co chcielibyśmy z danymi osobowymi robić tylko to, co rzeczywiście robimy. 

Często w polityce prywatności zawartych jest sporo szczegółów technicznych opisujących wykorzystywane systemy teleinformatyczne czy zasady postępowania osób zatrudnionych. Warto czasem wyjść z butów przedsiębiorcy i spojrzeć od strony konsumenta czy wszystkie informacje umieszczone w dokumencie niosą dla niego konkretną wartość, czy może jedynie bez potrzeby rozbudowują objętość dokumentu. Szczegółowe zapisy, w przypadku gdy ich nie spełniamy, mogą być też przyczyną nałożenia na nas kar przez UODO w przypadku kontroli i utraty wiarygodności, gdyby doszło do wycieku danych.

Przyjrzyjmy się zatem kilku zapisom, które można w politykach prywatności spotkać – zarówno od wartości merytorycznej ich umieszczania, jak i informatycznej strony ich spełnienia. Pamiętaj, proszę, że za to, co znajduje się w dokumencie, odpowiadasz Ty jako przedsiębiorca i musi ona odzwierciedlać sposób, w jaki Twoja firma działa oraz jak budujesz jej wizerunek. Dobrze skonstruowana polityka prywatności jest elementem wizerunkowym.

Czytaj dalej...