Umowa powierzenia w Google G Suite

Każdy przedsiębiorca korzysta z usług firm trzecich. Mogą to być dostawcy towarów, kurierzy czy biuro prowadzące księgowość, a także dostawca poczty elektronicznej. Jeżeli firma ta ma dostęp do danych osobowych, musisz podpisać z nią umowę powierzenia. Umowa taka reguluje relacje pomiędzy administratorem danych osobowych (czyli Tobą), a podmiotem przetwarzającym, czyli firmą realizującą dla Ciebie usługi. Jeżeli korzystasz z pakietu biurowego czy komercyjnej poczty GMail to stosowną umowę musisz podpisać z Google. Nie robisz tego jedna w tradycyjny, papierowy sposób. W tym artykule pokarzę jak wygląda umowa powierzenia w Google G Suite oraz jak odczytać jej treść i ją zaakceptować.

Dane osobowe w Google G Suite

Google oferuje swoim klientom w ramach produktu G Suite kilka produktów, do których dostęp kupuje się jako pakiet. Są to między innymi usługa poczty elektronicznej GMail, kalendarz, aplikacje biurowe czy przestrzeń dyskowa w usłudze Google Drive. Jeżeli dodatkowo podłączysz do usługi urządzenia mobilne, szczególnie te z systemem Android, to Twoja firma zyska dostęp do większości danych na nim zapisanych, w tym danych biometrycznych. 

W każdej z tych usług znajdą się dane osobowe Twoich klientów, współpracowników czy kontrahentów. Takie czynności jak zapisywanie, przechowywanie czy usuwanie są zgodnie z RODO klasyfikowane jako przetwarzanie danych osobowych. Zatem każdy odebrany e-mail czy zapisany na dysku w chmurze plik z umową musi być przetwarzany na mocy umowy powierzenia.

Forma zawarcia umowy powierzenia

Umowa powierzenia nie musi być w formie papierowej. Nie musi być też w postaci oddzielnego dokumentu akceptowanego przez użytkownika końcowego. Dozwolone jest, aby była ona częścią całości umowy o świadczenie usług czy akceptowanego regulaminu. Dopuszczalna jest każda forma dokumentowa w myśl Kodeksu Cywilnego. W przypadku usług Google G Suite zawarcie umowy powierzenia następuje poprzez akceptację regulaminu w trakcie zakupu i uruchamiania usługi. Przez rok obowiązywania RODO, taka forma zawierania umowy powierzenia nie została podważona przez właściwy organ nadzorczy żadnego z krajów członkowskich. Identyczne podejście stosuje także Microsoft czy Facebook.

Pamiętaj, że dopilnowanie tego, aby umowa powierzenia została zawarta jest obowiązkiem zarówno Twoim, jak i firmy, która przetwarzać będzie dane. 

Gdzie jest umowa powierzenia w Google G Suite

Aby podpisać umowę powierzenia lub wykazać, że została zaakceptowana, zaloguj się na konto z uprawnieniami administratora organizacji, a następnie:

  1. Przejdź do panelu administracyjnego usługi G Suite
  2. Następnie otwórz sekcję „Profil Firmy” klikając na odpowiedni kafelek
  3. Na koniec wybierz opcję „Informacje prawne i na temat zgodności z przepisami”

W sekcji „Dodatkowe warunki w zakresie bezpieczeństwa i prywatności” znajdziesz dokument o nazwie „Data Processing Amendment to G Suite and/or Complementary Product Agreement„. 

Pamiętaj, aby wypełnić w drugiej części informację dotyczącą tego, kto jest inspektorem danych osobowych w Twoim przedsiębiorstwie. Jeżeli taki nie został powołany to powinny znajdować się tam dane właściciela firmy. Pierwszą część wypełniasz jedynie wtedy, gdy na mocy RODO Twoja firma musi posiadać osobę, która reprezentuje interesu konsumentów spoza Unii Europejskiej. Jeżeli nie działasz poza granicami UE to pole pozostaw puste.

W sekcji „Dodatkowe warunki w zakresie bezpieczeństwa i prywatności” znajdziesz dokumenty o nazwie „Aneks do umowy na G Suite i usługę uzupełniającą (np. Cloud Identity) dotyczący przetwarzania danych” oraz „Wzorcowe klauzule umowne UE dotyczące G Suite„. Są to najważniejsze dokumenty, które stanowią podpisaną umowę powierzenia. Jeżeli ich treść została już elektronicznie zaakceptowana znajdziesz poniżej informację o tym, kto i kiedy tego dokonał. W przypadku kontroli stanowić będzie to dowód podpisania stosownej umowy powierzenia.

Znajdziesz też w tej części odnośniki do dokumentów tłumaczących zagadnienia ochrony prywatności i przetwarzania danych osobowych w usługach Google czy współpracy Google z firmami zewnętrznymi.

Jeżeli korzystasz z usług chmury publicznej Google Clouds odpowiednie zapisy znajdziesz tutaj.

Informuj mnie o nowościach

Podając nam swój adres email wyrażasz zgodę na otrzymywanie od nas wiadomości o nowościach w serwisie RODOwskaz.online, usługach czy podsumowaniem ważnych zmian i interpretacji prawa związanych z przetwarzaniem danych osobowych w Twojej firmie. W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania informacji wypisując się z listy. Odpowiedni odnośnik znajdziesz w każdym mailu. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych znajdziesz w naszej polityce prywatności.

Pobierz poradnik, dzięki któremu zaczniesz dostosowywać swoją firmę do wymogów RODO